Aspectos esenciales del crédito y la cobranza eficiente

Es habitual en ciertas empresas considerar que la cobranza judicial de sus créditos comerciales es un dolor de cabeza y que los resultados son pobres. La principal razón para ello es que su concepto de cobranza no contempla todos los elementos que debe considerar desde un principio y el proceso no se activa oportunamente. Aquí les damos una breve síntesis de cómo ver este tema y evitar riesgos de no pago.

Normalmente, las empresas tienden a visualizar el proceso de cobranza como aquél que se inicia en el momento en que el deudor o contraparte deja de cumplir sus obligaciones de pago. En ese momento, inician un proceso de cobranza extrajudicial que consiste fundamentalmente en hacer llamados a sus clientes requiriendo el pago. Este período de cobranza extrajudicial suele ser ineficiente, extenderse por más tiempo del necesario y finalmente conduce a intentos de cobranza judicial con bajas probabilidades de éxito.

El acreedor comercial que no ha documentado adecuadamente su crédito queda en desventaja desde un principio frente a cuatro tipos de acreencias preferentes:

  1. Cotizaciones Previsionales;
  2. Obligaciones Tributarias;
  3. Acreencias de Bancos e Instituciones Financieras, y
  4. Otros Acreedores Preferentes.

 

De esta manera, cuando la cobranza se judicializa, el acreedor valista suele encontrarse con que su deudor ya no tiene cómo pagar.

Para evitar lo anterior, es necesario que el proceso de cobranza se entienda como un todo que se inicia con el otorgamiento del crédito, es decir, cuando se establece la relación contractual que genera pagos diferidos en el tiempo. De esta manera, resulta recomendable tener en consideración.

  1. La evaluación del deudor;
  2. Su nivel de riesgo;
  3. Sus incumplimientos en el sistema financiero y comercial;
  4. El tipo de documentación de la relación (contrato escrito, título ejecutivo de cobro y garantías), y
  5. La evaluación periódica del deudor y, en especial, cuando se produce una morosidad.

 

En virtud de lo señalado, EDN Abogados recomienda a sus clientes la implementación de las siguientes medidas:

Política y Procedimiento de Contratación y Cobranza

Redacción de una Política y Procedimiento ad hoc, que regule los distintos escenarios, criterios y procedimientos en materia de riesgo, contratación, documentación, garantías, incumplimientos, procedimientos de cobranza extrajudicial y judicial, nuevas contrataciones con clientes morosos. Debe ser un documento claro, breve y sencillo que deberá recoger la mirada del negocio y los elementos jurídicos del caso. Este documento debe ser el esqueleto que regule la materia y servir, en el futuro, para otras materias que la empresa desee regular conforme a una filosofía de mejoras continuas y profesionalización creciente de su operación comercial.

Documentación:

  • Carta Oferta (Marketing Letter): Vinculante o No Vinculante, con su respectivo Anexo de Términos y Condiciones: Esta documentación tiene por objeto reemplazar la estructura Presupuesto / Orden de Compras, generando un documento que establece expresamente un principio de acuerdo y el antecedente inmediato del contrato respectivo.
  • Contrato: Desarrollo de contratos tipo para distintos escenarios (operación regular y extraordinaria; clientes grandes y pequeños, etc.), según las necesidades del mercado en que se opera.
    Factura / Guías de Despacho: Como se usan conforme a ley.
    Carta Cobranzas Extrajudicial / Judicial: Para su uso conforme el Documento Política y Procedimiento de Crédito y Cobranza.
  • Garantías: Definición de garantías en virtud del tipo de riesgo que representa la operación o el cliente (personales o reales, boletas bancarias).
  • Seguros: Definir una estructura de seguros que cubra los riesgos de activo de la compañía, de cargo del cliente o de la propia empresa.

 

Procedimiento

De acuerdo con el documento Política y Procedimiento de Crédito y Cobranza, que se defina, EDN Abogados recomienda:

  • Control de Fecha de Pago y Plazo de Gracia: Fecha pactada y 30-60-90 días según prácticas de mercado y decisión de la compañía.
  • Alerta de Mora: Se debe implementar un sistema que alerte sobre el momento en que se verifica la mora, una vez expirado el periodo de gracias.
  • Avisos de Cobranza Extrajudicial: Desde el momento en que se activa la alerta de mora, se envían dos cartas con una periodicidad de dos semanas entre ellas (envío por el área de cobranza interna de la empresa).
  • Avisos de Cobranza Judicial: A la semana de enviada la segunda carta del punto anterior, se envía carta de cobranza por abogados la que se reitera a los 15 días. Esta carta va acompañada de llamados telefónicos a personas / ejecutivos clave del cliente moroso.
  • Cobranza Judicial: Si el procedimiento anterior no da resultado alguno, dentro de 15 días hábiles se inicia gestión de cobranza judicial ante tribunales de justicia. Previamente, EDN Abogados entrega a la empresa cliente informe escrito de viabilidad de la cobranza y su propósito (recuperar o castigar). Aprobada la gestión por la compañía, ésta se inicia y EDN Abogados envía informe de avance mensual.

 

Capacitación y Gradualidad

Lo anterior supone capacitar a los operadores de la empresa cliente (área de crédito y cobranza) como, asimismo, a los clientes. La idea es generar un nuevo escenario de operación y documentación al que se transite sin generar mayores traumas a la empresa y su relación comercial. En este sentido, el contenido de todo lo hasta aquí referido supone prevenir riesgos y dar soluciones amigables con el negocio. Los cambios se implementan con carácter gradual y progresivo.